Preiskalkulation: Preise richtig kalkulieren

Was ist Preiskalkulation?

Preiskalkulation ist die systematische Ermittlung eines Verkaufspreises aus den Kosten einer Leistung, einem Gewinnzuschlag und den Bedingungen des Marktes. Sie liefert die Untergrenze, unter der ein Angebot Substanz verzehrt, und die Grundlage für jede Preisverhandlung. Ohne Kalkulation ist ein Preis eine Vermutung.

Und Vermutungen sind teuer. Ich habe in 35 Jahren mehr Unternehmer erlebt, die zu billig verkauft haben, als solche, die zu teuer waren. Der Grund ist fast immer derselbe: Sie haben ihren Preis vom Wettbewerber abgeleitet, nicht von ihren eigenen Kosten.

Der Wettbewerber kennt deine Kostenstruktur nicht. Er kennt nicht deine Fixkosten, nicht deine Auslastung und nicht deinen Unternehmerlohn. Sein Preis ist für dich keine Information.

Die drei Grenzen deines Preises

Bevor du rechnest, musst du wissen, in welchem Raum du dich bewegst.

Die absolute Untergrenze liegt bei den variablen Kosten. Darunter erzeugt jeder Verkauf Verlust. Die Herleitung steht im Beitrag über den Deckungsbeitrag.

Die langfristige Untergrenze liegt bei den Vollkosten plus Gewinnzuschlag. Das ist das Ergebnis deiner Kalkulation.

Die Obergrenze setzt der Markt: Was ist dein Kunde bereit zu zahlen, weil ihm die Leistung diesen Wert bringt? Diese Grenze hat mit deinen Kosten nichts zu tun.

Der entscheidende Punkt: Die Kalkulation liefert die Untergrenze, nicht den Preis. Wenn zwischen deiner kalkulierten Untergrenze und der Zahlungsbereitschaft des Marktes Luft ist, gehört diese Luft dir. Wo du dich in diesem Raum positionierst, klärt die Preisstrategie.

Die Zuschlagskalkulation

Das klassische Schema für Fertigung und Handwerk. Es baut den Preis von den Materialkosten nach oben auf.

Materialeinzelkosten
plus Materialgemeinkosten (Lagerung, Beschaffung, Handling)
= Materialkosten
plus Fertigungslöhne
plus Fertigungsgemeinkosten (Maschinen, Werkzeuge, Fertigungsleitung)
= Herstellkosten
plus Verwaltungsgemeinkosten
plus Vertriebsgemeinkosten
= Selbstkosten
plus Gewinnzuschlag
= Barverkaufspreis
plus Kundenskonto
plus Kundenrabatt
= Listenverkaufspreis netto

Die letzten zwei Zeilen sind der Teil, den fast alle vergessen — und der über Erfolg oder Verlust entscheidet. Wer Rabatt und Skonto nicht vorher in den Listenpreis einrechnet, gibt sie später aus dem Gewinn.

Beispiel: Selbstkosten 800 Euro, Gewinnzuschlag 15 % → Barverkaufspreis 920 Euro. Wenn du erfahrungsgemäß 2 % Skonto und 10 % Rabatt gewährst, muss der Listenpreis so hoch liegen, dass nach Abzug von 12 % noch 920 Euro bleiben: 920 ÷ 0,88 = 1.045 Euro.

Kalkulierst du stattdessen 920 Euro als Listenpreis und gibst dann 10 % Rabatt, landest du bei 828 Euro — dein Gewinnzuschlag von 120 Euro ist auf 28 Euro geschrumpft. Ein Rabatt, den du nicht eingeplant hast, kostet dich fast deinen ganzen Gewinn.

Der Stundensatz für Dienstleistung und Handwerk

Wer Zeit verkauft, braucht einen belastbaren Stundensatz. Der häufigste Fehler ist die Division durch die falsche Stundenzahl.

Schritt 1: Jahreskosten ermitteln. Alle Fixkosten plus kalkulatorischer Unternehmerlohn plus Zielgewinn.

Schritt 2: Verrechenbare Stunden ermitteln. Hier liegt der Knackpunkt. Von 2.080 theoretischen Jahresstunden (52 Wochen × 40 Stunden) bleiben nach Abzug von Urlaub, Feiertagen, Krankheit, Weiterbildung, Akquise, Angebotserstellung, Verwaltung und Fahrzeiten realistisch deutlich weniger übrig — oft nur 1.100 bis 1.400 produktive, fakturierbare Stunden.

Schritt 3: Dividieren.

(Jahreskosten + Zielgewinn) ÷ verrechenbare Stunden = Stundensatz

Beispiel: Fixkosten 68.000 Euro, Unternehmerlohn 70.000 Euro, Zielgewinn 20.000 Euro = 158.000 Euro. Bei 1.250 verrechenbaren Stunden: 158.000 ÷ 1.250 = 126,40 Euro pro Stunde.

Wer stattdessen mit 2.080 Stunden rechnet, kommt auf 76 Euro — und arbeitet strukturell mit Verlust, ohne es zu merken. Genau dieser Rechenfehler erklärt einen großen Teil der Handwerks- und Beratungsbetriebe, die trotz voller Auftragsbücher nichts verdienen. Wie viele Stunden du überhaupt brauchst, um kostendeckend zu arbeiten, zeigt der Break-even-Point.

Die Handelskalkulation

Im Handel wird vom Einkaufspreis nach oben gerechnet.

Listeneinkaufspreis
minus Lieferantenrabatt
= Zieleinkaufspreis
minus Lieferantenskonto
plus Bezugskosten (Fracht, Zoll, Verpackung)
= Einstandspreis
plus Handlungskosten (Personal, Miete, Lager, Verwaltung)
= Selbstkosten
plus Gewinnzuschlag
= Barverkaufspreis
plus Kundenskonto und Kundenrabatt
= Listenverkaufspreis netto

Der Einstandspreis ist die zentrale Größe. Wer mit dem Listeneinkaufspreis kalkuliert, rechnet zu hoch und verschenkt Marge im Wettbewerb. Wer die Bezugskosten vergisst, rechnet zu niedrig — gerade bei Importware machen Fracht und Zoll einen erheblichen Anteil aus.

Marge oder Aufschlag? Der Fehler, der Geld kostet

Diese Verwechslung ist die häufigste in der ganzen Preiskalkulation, und sie kostet echtes Geld.

Der Aufschlag bezieht sich auf den Einkaufspreis:

((Verkaufspreis − Einkaufspreis) ÷ Einkaufspreis) × 100

Die Marge bezieht sich auf den Verkaufspreis:

((Verkaufspreis − Einkaufspreis) ÷ Verkaufspreis) × 100

Beispiel: Einkauf 60 Euro, Verkauf 100 Euro.

Aufschlag: (40 ÷ 60) × 100 = 66,7 %
Marge: (40 ÷ 100) × 100 = 40 %

Derselbe Vorgang, zwei völlig verschiedene Prozentzahlen.

Wo es teuer wird: Ein Unternehmer will 30 % Marge und schlägt 30 % auf den Einkaufspreis auf. Aus 60 Euro werden 78 Euro. Die tatsächliche Marge beträgt aber nur 18 ÷ 78 = 23,1 %. Ihm fehlen fast sieben Prozentpunkte — bei einer Million Umsatz sind das 70.000 Euro.

Die Umrechnung, wenn du von der Zielmarge zum Preis willst:

Verkaufspreis = Einkaufspreis ÷ (1 − Zielmarge)

Für 30 % Marge bei 60 Euro Einkauf: 60 ÷ 0,70 = 85,71 Euro.

Merke: Bei einer Zielmarge wird dividiert, nicht multipliziert.

Preiskalkulation in sieben Schritten

Alle Kosten erfassen. Variable und fixe Kosten für ein Jahr, vollständig. Jahresbeträge wie Versicherungen und Lizenzen auf Monate umlegen.
Unternehmerlohn ansetzen. Als Einzelunternehmer oder Personengesellschafter setz den Betrag an, den du tatsächlich zum Leben brauchst. Nicht das, was übrig bleibt.
Bezugsgröße festlegen. Stück, Stunde, Tag, Auftrag oder Quadratmeter. Sie muss zu deinem Geschäft passen und messbar sein.
Realistische Menge ansetzen. Bei Stunden die verrechenbaren, nicht die anwesenden. Bei Stückzahlen die durchschnittliche Auslastung, nicht die Kapazitätsgrenze.
Zielgewinn einrechnen. Kostendeckung ist kein Ziel. Setz den Gewinn an, den dein Unternehmen für Investitionen, Rücklagen und Risikopuffer braucht.
Rabatte und Skonti vorher aufschlagen. Wenn du erfahrungsgemäß nachgibst, gehört das in den Listenpreis. Sonst zahlst du Rabatte aus dem Gewinn.
Gegen den Markt prüfen. Liegt dein kalkulierter Preis über der Zahlungsbereitschaft, ist entweder deine Kostenstruktur zu teuer oder dein Angebot zu wenig differenziert. Beides sind Aufgaben, keine Gründe für einen Nachlass.

Der siebte Schritt ist der, an dem Kalkulation in Strategie übergeht. Wenn dein Preis nicht durchsetzbar ist, hilft kein Rechenschritt — dann brauchst du ein Alleinstellungsmerkmal und eine klare Positionierung.

Nachkalkulation: der Schritt, den fast alle überspringen

Die Vorkalkulation ist eine Annahme. Erst die Nachkalkulation zeigt, ob sie gestimmt hat.

Und genau hier hört bei den meisten Betrieben die Arbeit auf. Der Auftrag ist geliefert, die Rechnung geschrieben, der nächste läuft — niemand vergleicht, was tatsächlich verbraucht wurde. Damit kalkulierst du dauerhaft mit Werten, die du nie überprüft hast.

So machst du es richtig. Nach Abschluss eines Auftrags stellst du drei Spalten gegenüber:

Kalkuliert: Material, Stunden, Fremdleistung, Fahrten laut Vorkalkulation
Tatsächlich: die real gebuchten Werte
Abweichung: absolut und in Prozent

Ein Beispiel: kalkuliert 32 Stunden zu 126 Euro plus 4.200 Euro Material. Angebotssumme mit 15 % Zuschlag: rund 9.470 Euro. Tatsächlich verbraucht: 41 Stunden, 4.650 Euro Material.

Die Ist-Selbstkosten liegen damit bei 41 × 126 + 4.650 = 9.816 Euro. Bei einem Verkaufspreis von 9.470 Euro hat der Betrieb an diesem Auftrag 346 Euro verloren — trotz 15 % kalkuliertem Gewinnzuschlag.

Der Wert der Nachkalkulation liegt nicht in diesem einen Auftrag. Er liegt im Muster über zwanzig Aufträge. Wenn die Stunden systematisch um 25 % überschritten werden, ist entweder deine Zeitschätzung falsch oder dein Prozess langsamer als angenommen. Beides sind lösbare Probleme — aber nur, wenn du sie kennst.

Achte besonders auf diese vier Abweichungen:

Stunden über Plan bei einem bestimmten Auftragstyp → Vorkalkulation anpassen oder Ablauf ändern
Material über Plan → Ausschuss, Verschnitt oder veraltete Einkaufspreise in der Kalkulation
Nicht erfasste Nachbesserungen → der häufigste stille Margenkiller
Kostenlose Zusatzleistungen → alles, was „schnell noch mitgemacht" wurde, ohne im Angebot zu stehen

Der letzte Punkt ist im Handwerk und in der Beratung der größte Posten. Zusatzwünsche werden aus Kulanz erledigt und niemals berechnet. Über ein Jahr summiert das mehr, als jede Einkaufsverhandlung einspart.

Führe die Nachkalkulation nicht für jeden Kleinauftrag, aber für jeden größeren und stichprobenartig für die typischen. Zwei Stunden im Monat reichen — und sie machen deine Vorkalkulation von Jahr zu Jahr genauer.

Die häufigsten Kalkulationsfehler

Unternehmerlohn vergessen. Der Klassiker bei Selbstständigen. Wer sich aus dem Restgewinn bezahlt, hat keinen kalkulierten Preis, sondern ein Hobby mit Umsatz.

Mit theoretischen Stunden rechnen. Anwesenheit ist nicht Fakturierbarkeit. Der Unterschied liegt oft bei 40 % und entscheidet über die Existenz.

Marge und Aufschlag verwechseln. Kostet stille Prozentpunkte in jedem einzelnen Vorgang.

Rabatte nachträglich gewähren. Was nicht im Listenpreis eingerechnet ist, geht vom Gewinn ab.

Gemeinkosten pauschal umlegen. Wenn ein aufwendiges und ein einfaches Produkt denselben Gemeinkostenzuschlag tragen, subventioniert das einfache das aufwendige. Prüfe die Zuschlagssätze produktbezogen.

Nach dem Wettbewerb kalkulieren. Sein Preis basiert auf seiner Kostenstruktur, nicht auf deiner. Er ist ein Marktsignal, keine Kalkulationsgrundlage.

Einmal kalkulieren und behalten. Material, Energie, Fracht und Löhne verändern sich. Eine Kalkulation von vor zwei Jahren beschreibt ein Unternehmen, das es nicht mehr gibt. Prüfe mindestens jährlich, bei volatilen Kosten quartalsweise.

Was du mit einer sauberen Kalkulation gewinnst

Der wichtigste Gewinn ist nicht der höhere Preis. Es ist die Ruhe im Verkaufsgespräch.

Wer seine Untergrenze kennt, verhandelt anders. Er weiß, wo er nachgeben kann und wo nicht — und er muss nicht raten. Ein Verkäufer, der auf die Frage „Geht da noch was?" mit einer Zahl im Kopf antwortet statt mit einem Gefühl, verliert deutlich weniger Marge. Die Techniken dafür liefert die Preisverhandlung, die Struktur des Angebots der Beitrag Angebot schreiben.

Der zweite Gewinn: Du erkennst, welche Aufträge du nicht willst. Das ist eine unternehmerische Fähigkeit, keine Arroganz.

Rechne deine Kalkulation für dein Hauptprodukt oder deinen Stundensatz neu — mit vollständigen Kosten, echtem Unternehmerlohn und realistischer Menge. In vielen Fällen liegt das Ergebnis deutlich über dem heutigen Preis. Das ist keine Preiserhöhung, sondern eine Korrektur.

Wie dieser Hebel im Gesamtbild wirkt, steht im Überblick zur Gewinnmaximierung. Branchenbezogene Kostenstrukturdaten zur Einordnung veröffentlicht das Statistische Bundesamt.

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Häufige Fragen zur Preiskalkulation

Wie berechne ich meine Gewinnmarge?

Gewinn geteilt durch Verkaufspreis, multipliziert mit 100. Achte darauf, nicht durch den Einkaufspreis zu teilen — das ergibt den Aufschlag und liefert eine deutlich höhere, irreführende Prozentzahl.

Wie viel Prozent Gewinn soll ich aufschlagen?

Das hängt von Branche, Risiko, Kapitalbindung und Wettbewerbssituation ab. Wichtiger als ein Prozentsatz ist die Frage, welchen absoluten Gewinn dein Unternehmen für Investitionen, Rücklagen und Risikopuffer braucht — rechne von diesem Zielbetrag zurück.

Wie berechne ich meinen Stundensatz als Selbstständiger?

Jahresfixkosten plus Unternehmerlohn plus Zielgewinn, geteilt durch die realistisch fakturierbaren Jahresstunden. Entscheidend ist die zweite Zahl: Akquise, Verwaltung, Urlaub und Krankheit reduzieren sie erheblich gegenüber der reinen Arbeitszeit.

Muss ich Rabatte in die Kalkulation einrechnen?

Ja, wenn du sie erfahrungsgemäß gewährst. Rechne sie in den Listenpreis ein, damit nach Abzug noch dein kalkulierter Gewinn übrig bleibt. Andernfalls finanzierst du jeden Nachlass aus deiner Marge.

Was mache ich, wenn mein kalkulierter Preis über dem Marktpreis liegt?

Prüfe zwei Richtungen: Sind deine Kosten strukturell zu hoch, oder ist dein Angebot zu wenig differenziert? Der falsche Weg ist, unter die Kalkulation zu gehen und zu hoffen, dass Volumen es ausgleicht — das verschiebt nur den Zeitpunkt des Problems.

Preiskalkulation: So kalkulierst du Preise mit Gewinn