World-Café-Methode: Ablauf, Fragen und Regeln für dein Team

Du stehst vor 60 Mitarbeitern und fragst: „Was müssen wir nächstes Jahr besser machen?" Stille. Drei Leute melden sich, dieselben drei wie immer. Der Vertriebsleiter redet zehn Minuten, die Leute aus dem Lager schauen auf ihre Schuhe. Am Ende hast du eine Flipchart-Seite mit sechs Punkten, von denen fünf schon letztes Jahr draufstanden.

Das Problem ist nicht dein Team. Das Problem ist das Format. Eine Frage an 60 Menschen gleichzeitig produziert keine Antworten, sie produziert Zuschauer. Genau hier setzt die World-Café-Methode an: Sie zerlegt die große Runde in viele kleine Tische mit vier Leuten, mischt die Gespräche mehrmals neu und holt am Ende zusammen, was an allen Tischen aufgetaucht ist. Nach zwei Stunden hat jeder geredet, jeder hat zugehört, und du hast mehr Erkenntnisse als aus jeder Mitarbeiterbefragung.

Ich zeige dir, woher die World-Café-Methode kommt, wie der Ablauf in fünf Schritten funktioniert, wie du Fragen baust, die tragen, und an einem Beispiel aus einem Dienstleistungsbetrieb, was am Ende herauskommt — und was du danach tun musst, damit es nicht auf dem Papier bleibt.

Was ist die World-Café-Methode?

Die World-Café-Methode ist ein Beteiligungsformat für mittlere und große Gruppen. Die Teilnehmer sitzen an kleinen Tischen mit vier, höchstens fünf Personen und sprechen über eine vorher festgelegte Frage. Nach jeder Runde wechseln sie den Tisch. Nur ein Gastgeber bleibt sitzen und fasst für die Neuankömmlinge zusammen, was vorher besprochen wurde. So wandern Ideen durch den Raum, verknüpfen sich und werden mit jeder Runde dichter. Am Schluss trägt die ganze Gruppe zusammen, was sich an allen Tischen gezeigt hat.

Das Café im Namen ist kein Zufall. Die Tische sehen aus wie im Kaffeehaus: Tischdecke, Papier zum Draufschreiben, Stifte, Kaffee in Reichweite. Die Atmosphäre sorgt dafür, dass Leute reden wie in der Kaffeeküche — offen, direkt, ohne Folienvortrag — und nicht wie in der Betriebsversammlung.

Drei Merkmale machen die World-Café-Methode aus:

• Kleine Gruppen. Vier Leute am Tisch. Da kann sich niemand verstecken, und niemand kann den Tisch allein beherrschen.
• Wechselnde Besetzung. Jede Runde mischt die Gruppen neu. Wer im ersten Durchgang mit dem Vertrieb saß, sitzt im zweiten mit der Buchhaltung.
• Eine gemeinsame Ernte. Am Ende steht keine Abstimmung, sondern das Sichtbarmachen von Mustern: Was ist an mehreren Tischen unabhängig voneinander aufgetaucht?

Herkunft: Juanita Brown und David Isaacs, 1995

Entwickelt haben die World-Café-Methode die US-amerikanischen Unternehmensberater Juanita Brown und David Isaacs ab 1995. Die Idee dahinter: Die besten Gespräche in Organisationen finden nicht in Sitzungen statt, sondern in den Pausen dazwischen, beim Kaffee, in kleiner Runde. Brown und Isaacs haben diese Pausengespräche zum Format gemacht. Laut dem Wikipedia-Artikel zum World-Café eignet sich die Methode für Gruppen ab zwölf und bis zu 2000 Teilnehmern und dauert zwischen 45 Minuten und drei Stunden.

Die Gründer beschreiben die Methode auf der Seite The World Café mit fünf Bausteinen: Umgebung, Begrüßung, Gesprächsrunden, Fragen und Ernte. An diesen fünf Bausteinen orientiert sich der Ablauf weiter unten.

World Café, World-Café oder World Cafe?

Im Deutschen korrekt ist „World-Café" mit Bindestrich, entsprechend „World-Café-Methode". Die Urheber schreiben im Englischen „World Café". „World Cafe" ohne Akzent landet in Suchmaschinen und E-Mails, weil niemand das é auf der Tastatur findet. Gemeint ist immer dasselbe Format.

Wofür die World-Café-Methode taugt — und wofür nicht

Die World-Café-Methode ist ein Werkzeug für eine bestimmte Aufgabe. Wer sie für alles nimmt, verbrennt zwei Stunden Arbeitszeit von 60 Leuten. Rechne das mal in Lohnkosten.

Die Methode taugt für:

• Viele Blickwinkel auf ein Thema. Du willst wissen, wie Vertrieb, Service, Lager und Buchhaltung dasselbe Problem sehen.
• Beteiligung vor Veränderung. Wer mitgeredet hat, trägt mit.
• Große Gruppen. Ab etwa 20 Leuten ist die offene Runde tot. Das World Café funktioniert mit 20 genauso wie mit 200.
• Verstreutes Wissen. Deine Monteure wissen Dinge über deine Kunden, die in keinem CRM stehen.

Nicht geeignet ist sie für:

• Entscheidungen. Ein World Café sammelt und verdichtet. Es entscheidet nicht. Wer am Ende abstimmen lässt, bekommt ein Stimmungsbild, keinen Beschluss.
• Krisen mit Zeitdruck. Wenn morgen der größte Kunde abspringt, brauchst du einen Krisenstab, keine Tischdecken.
• Themen, bei denen du die Antwort schon hast. Nichts zerstört Vertrauen schneller als eine Beteiligung, deren Ergebnis vorher feststand.
• Kleine Teams. Acht Leute setzt du an einen Tisch.

Abgrenzung zu Fishbowl, Metaplan und Brainstorming

Die World-Café-Methode ist eines von mehreren Beteiligungsformaten, und die werden ständig verwechselt.

Die Fishbowl-Methode setzt eine kleine Runde in die Mitte, alle anderen hören zu. Wer etwas beitragen will, setzt sich auf einen freien Stuhl im Innenkreis. Das ist das Gegenteil vom World Café, wo alle gleichzeitig an vielen Tischen reden. Fishbowl eignet sich, wenn du eine Kontroverse sichtbar machen willst. Das World Café eignet sich, wenn du Breite willst.

Die Metaplan-Methode arbeitet mit Karten an Pinnwänden: Jeder schreibt, der Moderator ordnet, die Gruppe gewichtet. Sie ist stärker strukturiert und führt schneller zu einer geordneten Übersicht. In der Praxis kombinierst du beides: Das World Café öffnet das Thema, Metaplan ordnet die Ernte.

Und Brainstorming ist eine Ideenfindungstechnik, kein Beteiligungsformat. Dort geht es darum, in kurzer Zeit viele Ideen zu produzieren, ohne sie zu bewerten. Bei der World-Café-Methode geht es darum, dass verschiedene Menschen ihr Wissen zu einer Frage zusammenbringen. Du kannst an einem Tisch brainstormen. Das World Café selbst ist aber ein Gespräch, das durch den Raum wandert.

Welches Format du wann einsetzt und wie du als Moderator durch jedes davon führst, steht im Überblick zur Moderation.

Die sieben Prinzipien des World Cafés

Die Gründer beschreiben sieben Gestaltungsprinzipien. Die meisten Anleitungen überspringen sie und gehen direkt zum Ablauf. Deshalb wirken so viele World Cafés wie eine Gruppenarbeit aus der Berufsschule. Übersetzt in die Sprache eines Unternehmers:

1. Kläre den Zusammenhang. Warum holst du die Leute zusammen, was soll herauskommen, wer muss dabei sein?
2. Schaffe einen einladenden Raum. Wer im Konferenzraum mit Beamer und Sitzordnung nach Hierarchie startet, bekommt Konferenzraum-Antworten.
3. Stelle Fragen, die zählen. Die Frage muss für die Teilnehmer echt sein, nicht nur für dich.
4. Ermutige jeden, beizutragen. Und wer lieber zuhört, darf das auch.
5. Verbinde unterschiedliche Blickwinkel. Der Tischwechsel sorgt dafür, dass Ideen in neue Köpfe wandern und dort auf anderes Wissen treffen.
6. Hört gemeinsam auf Muster. Es zählt, was immer wieder auftaucht — und was auffällig oft nicht gesagt wird.
7. Macht die Entdeckungen sichtbar. Ohne Ernte war es ein netter Nachmittag.

Die vollständigen Formulierungen findest du bei den Gestaltungsprinzipien der Gründer. Für dich ist Prinzip eins das wichtigste. Wer den Zweck nicht klärt, bekommt schöne Plakate und keine Konsequenz.

Ablauf der World-Café-Methode in fünf Schritten

Der Ablauf folgt den fünf Bausteinen der Gründer. Die Grundform aus drei Runden mit Begrüßung und Ernte dauert rund zwei Stunden.

Schritt 1: Den Raum einrichten

Kleine Tische, vier Stühle pro Tisch, höchstens fünf. Auf jedem Tisch eine Papiertischdecke oder großes Flipchart-Papier und dicke Stifte in mehreren Farben. Kaffee, Tee und Wasser stehen frei zugänglich im Raum.

Rechne vorher: 60 Teilnehmer bedeuten 15 Tische. Ein Seminarraum mit festen Stuhlreihen funktioniert nicht. Nimm die Kantine oder die freigeräumte Werkhalle mit Stehtischen. Vorne brauchst du eine große Fläche für die Ernte: eine Pinnwand oder eine Wand mit Packpapier.

Schritt 2: Begrüßen und die Café-Regeln erklären

Der Moderator begrüßt, erklärt in fünf Minuten, worum es geht, und stellt die Café-Regeln vor, gut lesbar an der Wand:

• Konzentriere dich auf das, was zählt.
• Bring deine Sicht ein.
• Hör zu, um zu verstehen — nicht, um zu antworten.
• Verbinde Ideen miteinander.
• Schreib und zeichne auf die Tischdecke.

Und ein Punkt für dich als Chef: Du bist Gast, nicht Chef. Setz dich an einen Tisch wie jeder andere und halte dich in der ersten Runde zurück. Wenn der Geschäftsführer als Erster seine Meinung sagt, ist das Gespräch an diesem Tisch gelaufen.

Schritt 3: Die Gesprächsrunden

Typisch sind drei Runden. Die Gründer empfehlen je 20 Minuten, in der Praxis liegen die Runden zwischen 15 und 30 Minuten. Alle Tische arbeiten gleichzeitig.

An jedem Tisch sitzt ein Gastgeber. Er achtet darauf, dass alle zu Wort kommen, sorgt dafür, dass Gedanken auf der Tischdecke landen, bleibt nach der Runde sitzen und fasst für die Neuen in zwei Minuten zusammen, was vorher besprochen wurde.

Alle anderen verteilen sich nach jeder Runde auf neue Tische. Idealerweise sitzt niemand zweimal mit denselben Leuten zusammen. Bei 20 Leuten klappt das mit freier Platzwahl. Bei 100 Leuten planst du den Wechsel vorher, zum Beispiel mit farbigen Punkten auf den Namensschildern.

Zwischen den Runden reichen fünf Minuten. Keine lange Pause, sonst wandern die Gespräche in den Flur, wo sie keiner aufschreibt.

Schritt 4: Die Fragen setzen

Vor jeder Runde nennt der Moderator die Frage — laut und an der Wand sichtbar. Du kannst dieselbe Frage über alle Runden laufen lassen oder die Fragen aufeinander aufbauen. Weil die Fragen über Erfolg oder Leerlauf entscheiden, bekommen sie gleich ein eigenes Kapitel.

Schritt 5: Die Ernte

Nach der letzten Runde kommt die Ernte. Sie wird bei den meisten World Cafés verschludert, und genau hier entsteht der Wert.

• Zwei Minuten Stille. Jeder überlegt: Welcher Gedanke ist mir heute an mehreren Tischen begegnet?
• Gastgeber berichten. Jeder nennt die zwei, drei stärksten Gedanken seines Tisches.
• Muster markieren. Der Moderator schreibt mit und markiert, was an mehreren Tischen auftaucht.
• Tischdecken aufhängen. Die Teilnehmer gehen herum wie in einer Ausstellung und kleben Punkte an die Aussagen, die ihnen am wichtigsten sind.

Das Ergebnis ist eine Landkarte: Wo ist sich die Gruppe einig? Wo gibt es Spannung? Welche Fragen sind offen? Ein Zeichner, der live mitskizziert, ist Luxus. Ein Handyfoto jeder Tischdecke ist Pflicht.

Die richtigen Fragen: der Motor der World-Café-Methode

Die World-Café-Methode ist so gut wie ihre Fragen. Eine schwache Frage erzeugt zwei Stunden Plauderei mit Tischdecke. Eine starke Frage erzeugt Gespräche, die in der Kaffeeküche noch eine Woche weiterlaufen.

Gute Fragen haben vier Eigenschaften:

• Offen. „Sollen wir den Kundenservice ausbauen?" ist tot. „Was erleben unsere Kunden, wenn sie uns anrufen?" lebt.
• Einfach formuliert. Die Frage muss am Tisch ohne Erklärung funktionieren.
• Relevant für die Teilnehmer. Monteure reden gern über Baustellen, nicht über Markenwerte.
• Ergebnisoffen. Wenn du die Antwort schon kennst, stell die Frage nicht.

Fragen, die aufeinander aufbauen

Die stärkste Dramaturgie hat drei Stufen: öffnen, vertiefen, handeln. Ein Beispiel zum Thema Kundenzufriedenheit:

• Runde 1 (öffnen): „Wann hat ein Kunde uns zuletzt richtig gelobt — und wann richtig geärgert?"
• Runde 2 (vertiefen): „Was steckt hinter den Momenten, in denen es gut läuft? Was hinter denen, in denen es hakt?"
• Runde 3 (handeln): „Was müssten wir ab nächstem Monat anders machen, damit der Kunde uns weiterempfiehlt?"

Die erste Frage holt Geschichten, bei denen jeder mitreden kann. Die zweite macht aus Geschichten Ursachen. Die dritte macht aus Ursachen Handlungen.

Drei Varianten, die Fragen zu verteilen

• Eine Frage für alle Tische und alle Runden. Gut, wenn du eine einzige Frage aus möglichst vielen Blickwinkeln beleuchten willst.
• Eine Frage pro Runde, für alle Tische gleich. Öffnen, vertiefen, handeln. Diese Variante empfehle ich für Unternehmen am häufigsten.
• Eine eigene Frage pro Tisch. Die Teilnehmer wandern von Thema zu Thema, der Gastgeber bleibt Experte seines Tisches.

Die dritte Variante ist verführerisch, weil sie viel abdeckt. Der Haken: Jeder sieht nur drei oder vier Tische, und die Ernte wird zur Präsentation einzelner Themen statt zur Suche nach Mustern.

Und streiche Fragen, die anklagen („Warum läuft der Vertrieb so schlecht?" — der Vertrieb sitzt mit am Tisch), die zu abstrakt sind („Wie füllen wir unsere Vision 2030 mit Leben?") oder die sich mit Ja oder Nein beantworten lassen.

Wer welche Rolle hat: Moderator, Gastgeber, Gäste

Der Moderator führt durch den Ablauf: eröffnen, Regeln erklären, Fragen nennen, Zeit halten, Ernte leiten. Er diskutiert nicht mit und bewertet keine Beiträge. Wenn du als Chef selbst moderierst, trennst du beide Rollen streng — besser moderiert ein Mitarbeiter, der das kann. Vorbereitung, Fragetechnik, Umgang mit Vielrednern und Schweigern stehen im Artikel zur Moderation.

Die Tischgastgeber sind das Rückgrat. Wähle sie vorher aus und briefe sie in 15 Minuten: Was ist die Frage? Wie fasst du zusammen? Wie holst du Schweiger ins Gespräch? Gute Gastgeber sind keine Abteilungsleiter, sondern Leute, die gut zuhören. Oft sind das die Stillen aus dem Kundenservice, nicht die Lauten aus dem Vertrieb.

Die Gäste sind alle anderen. Einzige Aufgabe: reden, zuhören, aufschreiben, wechseln.

Beispiel: World-Café-Methode in einem Dienstleistungsbetrieb

Wie das in der Praxis aussieht, zeige ich dir an einem Szenario. Die Zahlen sind zur Veranschaulichung gewählt.

Die Ausgangslage. Ein Gebäudetechnik-Dienstleister mit 58 Mitarbeitern: 30 Monteure, zwölf in Kundenservice und Einsatzplanung, acht im Vertrieb, acht in der Verwaltung. Das Unternehmen wächst, aber die Kundenbeschwerden nehmen zu. Der Inhaber vermutet, es liegt an der Einsatzplanung. Die Einsatzplanung vermutet, der Vertrieb verspricht Termine, die nicht zu halten sind. Der Vertrieb vermutet, die Monteure sind zu langsam. Jeder hat eine Theorie, niemand hat das ganze Bild.

Die Vorbereitung. Eine Planungsgruppe aus vier Leuten, je einer pro Bereich, formuliert die Fragen und wählt 14 Tischgastgeber aus. Termin: ein Freitagnachmittag, zwei Stunden, in der freigeräumten Werkhalle.

Die Fragen.

• Runde 1: „Erzähl von einem Auftrag, der für den Kunden richtig gut lief — und von einem, der schiefging."
• Runde 2: „An welcher Stelle zwischen Anfrage und Rechnung geht bei uns am meisten verloren?"
• Runde 3: „Was sollten wir in den nächsten drei Monaten ändern, damit weniger Beschwerden kommen?"

Die Durchführung. In jeder Runde sind an jedem Tisch mindestens zwei Bereiche vertreten. Der Inhaber sitzt als Gast an einem Tisch und sagt in der ersten Runde fast nichts.

Die Ernte. Drei Muster tauchen an mehr als der Hälfte der Tische auf:

• Die Monteure erfahren von Sonderwünschen oft erst vor Ort, weil der Vertrieb sie mündlich zusagt, aber nicht in den Auftrag schreibt.
• Die Einsatzplanung bekommt Materialengpässe erst mit, wenn der Monteur schon unterwegs ist.
• Kunden werden über Verschiebungen per Standardmail informiert und rufen dann verärgert im Service an, wo niemand weiß, warum verschoben wurde.

Keines dieser Muster ist ein Personenproblem. Alle drei sind Schnittstellenprobleme. Die Einsatzplanung war nicht schuld — sie war nur der Ort, an dem die Fehler aus drei Bereichen zusammenliefen.

Was danach passiert. Am Montag macht der Inhaber mit der Planungsgruppe aus den drei Mustern drei Maßnahmen, jede mit Verantwortlichem und Termin: ein Pflichtfeld für Sonderwünsche im Auftrag, eine tägliche Materialabfrage um sieben Uhr, ein Anruf statt Standardmail bei jeder Verschiebung. Nach vier Wochen erfahren alle 58 Mitarbeiter: Das haben wir aus eurem World Café gemacht.

Dieser letzte Schritt ist der wichtigste. Ohne ihn war das World Café eine teure Therapiestunde. Mit ihm haben 58 Leute erlebt, dass ihre Stimme etwas bewegt — und beim nächsten Mal reden sie noch offener.

Wo die World-Café-Methode im Unternehmen ihren Platz hat

Die World-Café-Methode spielt ihre Stärke dort aus, wo viele Menschen betroffen sind und ihr Wissen verstreut liegt. Vier Anlässe im Mittelstand:

Vor einer großen Veränderung. Neue Software, neuer Standort, neue Struktur. Wer die Betroffenen vorher fragt, was sie brauchen und wovor sie Angst haben, erfährt die Einwände, bevor sie zu Blockaden werden. Wie du Veränderung steuerst, liest du im Artikel zum Change-Management.

In der Strategiearbeit. Die Strategie bleibt deine Aufgabe. Aber wo das Unternehmen heute steht, beantworten deine Mitarbeiter besser als jede Analyse am Schreibtisch. Ein World Café liefert das Material für die Standortbestimmung am Anfang jeder Strategieentwicklung.

Bei Kulturfragen. Wie wollen wir miteinander arbeiten? Ein World Café macht sichtbar, was tatsächlich gelebt wird — im Unterschied zu dem, was im Leitbild steht. Wie du daraus eine bewusste Unternehmenskultur entwickelst, ist ein eigenes Thema.

Beim Jahresauftakt. Statt einer Stunde Folienvortrag: eine halbe Stunde Ziele, dann ein World Café mit der Frage „Was brauchst du, damit wir diese Ziele erreichen?" Nebenbei lernen sich Abteilungen kennen, die sonst nur per Mail miteinander zu tun haben. Das ist Teambuilding mit Ergebnis statt Hochseilgarten.

Für den Führungsalltag gilt: Das World Café ersetzt nicht deine regelmäßige Runde mit dem Team. Es ist ein Format für besondere Anlässe, zwei- oder dreimal im Jahr. Wie du dein Team im Alltag führst, steht im Artikel zur Teamführung.

World Café online: geht das?

Ja, mit Abstrichen. Gruppenräume in der Videokonferenz bilden die Tische ab, ein gemeinsames digitales Whiteboard ersetzt die Tischdecke. Plane kürzere Runden, eher 15 als 20 Minuten, und insgesamt eher 90 Minuten als drei Stunden. Die Gastgeber sind online noch wichtiger, sonst redet im Gruppenraum keiner oder alle gleichzeitig. Und die Technik muss vorher sitzen: Wer in Runde eins zehn Minuten mit den Gruppenräumen kämpft, hat die Energie verspielt.

Mein Rat: Wenn deine Leute an einem Ort arbeiten, mach es vor Ort. Online ist die Notlösung für verteilte Teams, nicht die Sparversion für Bequeme.

Typische Fehler bei der World-Café-Methode

• Kein klarer Zweck. Wenn du nicht sagen kannst, was nach dem Termin anders sein soll, lass es.
• Zu große Tische. Bei vier Leuten redet jeder. Bei acht reden drei.
• Schwache Fragen. Zu abstrakt, zu eng, zu anklagend.
• Der Chef redet zuerst. Sobald der Geschäftsführer seine Meinung sagt, richtet sich der Tisch danach.
• Keine Tischgastgeber. Ohne Gastgeber fängt jede Runde bei null an.
• Die Ernte fällt der Zeit zum Opfer. Plane sie als festen Block ein und kürze lieber eine Runde.
• Keine Rückmeldung danach. Der teuerste Fehler. Wer die Leute zwei Stunden beteiligt und dann schweigt, bekommt beim nächsten Mal Schweigen zurück.

Nach dem World Café: vom Plakat zur Umsetzung

Die World-Café-Methode endet nicht mit der Ernte. Sie endet mit der ersten umgesetzten Maßnahme. Dazwischen liegen drei Schritte.

Erstens: Dokumentieren. Fotografiere jede Tischdecke, tippe die Muster ab und schick beides innerhalb von zwei Tagen an alle Teilnehmer. Eine Seite, kein 40-seitiges Protokoll.

Zweitens: Entscheiden. Das World Café hat gesammelt, jetzt entscheidest du mit deiner Führungsrunde. Welche Muster greifst du auf, welche nicht, und warum? Aus jedem aufgegriffenen Muster wird eine Maßnahme mit Verantwortlichem und Termin. Wer die Muster vorher gewichten will, nutzt dafür die Metaplan-Methode in kleiner Runde.

Drittens: Zurückmelden. Nach vier bis sechs Wochen erfahren alle, was aus ihren Ideen geworden ist. Auch das, was du nicht umsetzt — mit Begründung.

In 35 Jahren mit mehr als 10.000 Unternehmern habe ich eines immer wieder gesehen: Die besten Antworten auf die Probleme eines Betriebs liegen fast nie beim Chef. Sie liegen verstreut bei den Leuten, die jeden Tag mit Kunden, Material und Abläufen arbeiten. Wer sie einsammelt, spart sich teure Berater. Wer sie ignoriert, zahlt doppelt.

Wenn du die Erkenntnisse aus deinem World Café nicht nur sammeln, sondern in ein Unternehmen übersetzen willst, das mit klaren Abläufen, Zuständigkeiten und Zahlen wächst, dann hol dir das Unternehmer-Paket mit sieben Anleitungen für mehr Umsatz. Kostenlos, sofort anwendbar und aus der Praxis, nicht aus dem Lehrbuch.

Häufige Fragen zur World-Café-Methode

Was ist die World-Café-Methode einfach erklärt?

Die World-Café-Methode ist ein Gesprächsformat für größere Gruppen. Die Teilnehmer diskutieren an kleinen Tischen mit vier bis fünf Personen eine Frage und wechseln nach jeder Runde den Tisch, während ein Gastgeber sitzen bleibt und das Gespräch weitergibt. Am Ende trägt die ganze Gruppe zusammen, welche Gedanken an mehreren Tischen aufgetaucht sind.

Wie lange dauert ein World Café?

Zwischen 45 Minuten und drei Stunden, je nach Gruppengröße und Anzahl der Runden. Die klassische Form mit drei Gesprächsrunden, Begrüßung und Ernte dauert rund zwei Stunden. Online solltest du kürzer planen, eher 90 Minuten.

Für wie viele Teilnehmer eignet sich die World-Café-Methode?

Ab etwa zwölf Teilnehmern, nach oben ist kaum eine Grenze gesetzt. Entscheidend ist die Tischgröße: vier, höchstens fünf Personen pro Tisch. Bei großen Gruppen planst du die Tischwechsel vorher, damit die Durchmischung gelingt.

Was ist der Unterschied zwischen World Café und Fishbowl?

Beim World Café reden alle gleichzeitig an vielen kleinen Tischen, und die Gruppen mischen sich nach jeder Runde neu. Bei der Fishbowl-Methode diskutiert eine kleine Runde im Innenkreis, während alle anderen zuhören und bei Bedarf einsteigen. Das World Café sammelt viele Blickwinkel in der Breite, die Fishbowl macht eine Diskussion für alle sichtbar.

Wer hat die World-Café-Methode entwickelt?

Die US-amerikanischen Unternehmensberater Juanita Brown und David Isaacs haben die World-Café-Methode ab 1995 entwickelt. Der Grundgedanke: Die wertvollsten Gespräche in Organisationen entstehen in informellen Runden wie beim Kaffee, nicht in förmlichen Sitzungen. Die Gründer beschreiben die Methode mit fünf Bausteinen und sieben Gestaltungsprinzipien.

Zwei Stunden, ein paar Tischdecken, drei gute Fragen. Mehr braucht es nicht, um das Wissen deines ganzen Teams auf den Tisch zu bekommen. Den Rest erledigt, was du danach daraus machst.